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Tankkarten sparen Unternehmern Zeit und Geld. Darauf sollte man dabei achten.
@ IADE-Michoko (CC0-Lizenz)/ pixabay.com
RATGEBER
Redaktion - 10. Juli 2020 - 4x4 Allrad RATGEBER

Tankkarten sparen Unternehmern Zeit und Geld. Darauf sollte man dabei achten.

Ein einheitliches Bezahlsystem ist immer im Sinne der Buchhaltung, denn es erleichtert die Verwaltung und spart Kosten. Diese Ansprüche sollten Betriebe an Tankkarten stellen.

Die beste Tankkarte für Unternehmen

Unternehmer müssen sich mit einigen Dingen herumschlagen, wenn sie ein Auto auf die Firma anmelden. Noch komplexer wird der Sachverhalt, sobald nicht nur ein Fahrzeug, sondern ein ganzer Fuhrpark an Dienstfahrzeugen und Nutzfahrzeugen zum Betrieb gehört. Neben steuer- und versicherungsrechtlichen Fragestellungen spielt ein weiteres Thema dabei meist eine sehr große Rolle: das Tanken.

Das Verwalten der Tanks von Firmenfahrzeugen nimmt Zeit, Geld und Nerven in Anspruch. Diesen langwierigen Akt kann man mit der idealen Tankkarte aus dem unabhängigen Vergleich allerdings gekonnt umgehen. So bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft und weniger Raum für Betrug rund um Spesenausgaben.

So funktionieren die kleinen Helfer

Auf den ersten Blick vermuten die meisten Unternehmer hinter einer Tankkarte nur einen weiteren Vertrag, an den sie und ihre Mitarbeiter gebunden sind. Viele befürchten sogar, dass das Einführen eines Kartensystems für das Bezahlen an der Tankstelle mit hohen Kosten verbunden ist und dann natürlich auch verwaltet werden möchte. Das Gegenteil ist der Fall, denn eine Tankkarte kann dem Verwaltungstrakt viel Aufwand und Kosten sparen.

Kosten sparen durch eine Tank App

Wer die aktuellen Benzinpreise kennt, weiß, dass mögliches Einsparpotential dem Firmenkonto durchaus guttut. Die beste Tank App für ein bestimmtes Unternehmen hängt von der Betriebs-, beziehungsweise Flottengröße ab und davon, welche Dienste die App umfassen soll. Halter einer Tankkarte haben direkten Zugriff darauf und können so effiziente Routen planen, Partnertankstellen finden und die Spritpreise in Echtzeit verfolgen. So kann man clever tanken und das Unternehmen wird entlastet.

Weniger Verwaltungsaufwand

Der wohl größte Vorteil von Tankkarten für Betriebe ist, dass damit in der Regel alle Spritrechnungen über ein einziges System abgewickelt werden. In vielen Betrieben ohne Kartensystem gehen die Mitarbeiter beim Tanken in Vorleistung und reichen hinterher die Belege in der Buchhaltung ein. Wer eine EC-Karte des Unternehmens hat, bezahlt an der Tankstelle meist mit dieser. In diesem Fall läuft es dann mit der Abrechnung wieder etwas anders. So ergeben sich zig unterschiedliche Szenarien beim Betanken der Flotte, was zu einem Wust an Belegen führt, dessen Sichtung und Buchung unwahrscheinlich viel Zeit in Anspruch nehmen.

Je mehr Belege sich häufen, desto höher wird auch die Gefahr, dass der Buchhaltung Buchungsfehler unterlaufen oder dass Betrug bei der Spesenabrechnung übersehen wird.

Diese Risiken minimiert ein Tankkarten-System effektiv, denn die Abrechnung erfolgt über ein Belegsystem, dass bereits so weit aufbereitet ist, dass die Buchhaltung die Daten direkt übernehmen kann, um diese an den Steuerberater weiterzuleiten.

Die perfekte Tankkarte finden

Es gibt keine pauschale Antwort auf die Frage, welche Tankkarte die beste Option ist. Man kann die einzelnen Systeme zwar vergleichen, um festzustellen, welcher Anbieter die meisten Features für Betriebe bietet, doch es hängt stets vom jeweiligen Unternehmen ab, welche Karte am besten passt.

Es ist wichtig, dass man sich vor der Anschaffung eines Kartensystems für den eigenen Fuhrpark ausgiebig mit den einzelnen Systemen auseinandersetzt und seine Anforderungen ganz klar definiert.

Die Unternehmensgröße

Die Ansprüche von Einzelunternehmern unterscheiden sich ganz klar von denen größerer Betriebe. Unternehmen mit sehr großer Flotte haben wiederum andere Ansprüche an eine Tankkarte.

Bei Kleinbetrieben steht meist das Sparpotential im Vordergrund. Das bedeutet, eine Tankkarte soll vor allem dazu führen, dass die Mitarbeiter ihre Firmenwägen so günstig wie möglich betanken können. Häufig haben in kleineren Betrieben nur die Mitarbeiter der Chefetage Firmenfahrzeuge, die das Unternehmen repräsentieren sollen: SUVs oder andere Autos mit starken Motoren schlucken bekanntlich viel, weshalb der Vergleich von Spritpreisen wichtig ist. Oft gibt es daneben auch noch Außendienstmitarbeiter, die große Strecken zurücklegen und somit viel Benzin verbrauchen.

In Unternehmen mit einer hohen Flottenstärke kommt dann der Verwaltungsaspekt ins Spiel. Je mehr Mitarbeiter mit einem Firmenwagen ausgestattet sind, desto mehr Belege häufen sich in der Buchhaltung. Tankkarten minimieren diesen Aufwand enorm.

Günstig und effizient

Wenn ein Unternehmen die passende Tankkarte findet und etabliert, ergeben sich viele Vorteile. Es ist ein Irrglaube, dass davon nur Großunternehmen profitieren können, doch man sollte etwas Zeit in die Suche der individuell besten Tankkarte investieren. So spart man Zeit sowie Geld und hat alles im Blick.

Dieser Artikel aus der Kategorie 4x4 Allrad Auto RATGEBER wurde von Redaktion am 10.07.2020 veröffentlicht.